Zowel au pairs als gastgezinnen moeten bepaalde documenten verstrekken om zeker te weten dat beide partijen voldoen aan de eisen van de overheid om deel te nemen aan het au pair programma. Documentatie voor au pairs is bijvoorbeeld een kopie van het paspoort, de geboorteakte, gezondheidsverklaring, politiedossier, schoolcertificaat of kinderopvang referenties.
Het gastgezin moet meestal ook een kopie van hun paspoort tonen. Afhankelijk van het land kunnen ook inkomenscontroles, politiecontroles of huiscontroles worden gevraagd. Au pair bureaus zorgen voor begeleiding tijdens dit proces om ervoor te zorgen dat alles correct wordt ingediend voor de visumaanvraag.
In de meeste gevallen heeft een au pair een visum nodig om het gastland binnen te komen. De documenten voor de aanvraag moeten door het au pair bureau en de overheid die de au pair sponsort grondig gecontroleerd en goedgekeurd worden om er zeker van te zijn dat de au pair goedgekeurd wordt.
De visumvereisten omvatten meestal een strafrechtelijke antecedentencontrole in het thuisland van de au pair, een bewijs dat de au pair een middelbare schooldiploma heeft, kopieën van het paspoort en het rijbewijs, de geboorteakte en een bewijs van ervaring als kinderverzorger via referenties. In sommige gevallen moeten ze hun niveau van gesproken Engels of andere talen aantonen, afhankelijk van het gastland.
De au pair moet ook persoonlijk geïnterviewd worden en zijn/haar persoonlijke en kinderverzorgingsreferenties moeten worden opgevraagd om zijn/haar legitimiteit te bevestigen. De au pair moet ook zelf de volledige aanvraagprocedure doorlopen met alle documenten om haar motivatie te bewijzen. De uiteindelijke beslissing over goedkeuring ligt uiteindelijk bij de nationale of deelstaatregering.
Het gastgezin hoeft niet zoveel documenten te verstrekken omdat zij niet degene zijn die het visum aanvragen, maar ze moeten nog steeds bewijzen dat ze goed bij het programma passen en bewijsstukken voor de aanvraag verstrekken. Meestal zullen ze hun inkomen en paspoort aan het au pair bureau overhandigen en het bureau zal een virtuele controle uitvoeren om na te gaan of het huis geschikt is om een au pair te ontvangen.
Het gastgezin kan ook andere documenten bezorgen die belangrijk zijn voor het au pair verblijf zoals het weekrooster met de dagelijkse taken en werktijden van de au pair en het ondertekende au pair contract.
Het au pair programma wordt door de regering van het gastland gereglementeerd omdat er vaak een visum nodig is. Om zowel het gastgezin als de au pair te beschermen is een grondige documentatie nodig om het programma voor alle partijen tot een succes te maken.
Het verzamelen en controleren van de documenten is het langste deel van het pre-arrival proces, dus hoe sneller de documenten geleverd worden hoe sneller de au pair ter plaatse kan zijn omdat de aanvraag dan eerder ingediend kan worden. Als je vragen hebt over welke documenten je nodig hebt, neem dan contact op met je au pair agent die je graag zal helpen.
